Понятный статус
Участники видят согласованный этап и знают, чьё действие требуется дальше.
Экосистема ZXCДокумент в работе.
06 / ZXC DOCS
Документ в работе.
Следующий шаг известен.
От подготовки до согласования, подписи и архива. Настраиваем маршруты документов, роли и уведомления, чтобы команда понимала, где находится документ и кто действует дальше.
ZXC DOCS / ДЛЯ РАБОТЫ БИЗНЕСА
У документа есть путь.
У команды — порядок.
Договор отправлен на проверку, но неизвестно кому. Правки живут в разных файлах, а подписанный экземпляр нужно искать в переписке. Такие разрывы замедляют работу даже с хорошими шаблонами.
ZXC DOCS помогает выстроить процесс вокруг документа. Определяем этапы, участников, правила возврата на доработку и место хранения результата. Подписание и внешние сервисы подключаем под выбранную платформу и задачу.
Замечания в контексте
Правки и решения собираются вокруг документа и его актуальной версии.
Результат можно найти
Согласованные и подписанные материалы хранятся по определённым правилам.
ВОЗМОЖНОСТИ ZXC DOCS
Инструменты получают
свою задачу.
Состав решения выбираем под ваши процессы, команду и действующую инфраструктуру.
Подготовка и шаблоны
Собираем структуру типовых документов, обязательные поля и источники данных. Учитываем ваши формы и правила подготовки, чтобы не терять важные сведения.
Маршруты согласования
Настраиваем последовательную или параллельную проверку, участников, сроки и возврат на доработку. Определяем, что происходит при изменении документа после согласования.
Подписание и ЭЦП
Проверяем доступные механизмы подписания, поддерживаемые сертификаты и форматы. Интеграцию с ЭЦП и внешним оператором выбираем для конкретного вида документа.
Архив и поиск
Согласуем карточку документа, связи с клиентом или проектом, место хранения и права. Организуем поиск по данным, которые поддерживает выбранная система.
Подписание, внешнее ЭДО и архивные функции зависят от платформы и подключённых сервисов. Требования к конкретным документам согласуем до реализации.
ПРАКТИЧЕСКИЕ СЦЕНАРИИ
Начнём с процесса.
Увидим следующий шаг.
Выберите пример. Он показывает, как можно применить ZXC DOCS в ежедневной работе компании.
СЦЕНАРИЙ В РАБОТЕПримеры применения
Договор проходит согласование с понятными ролями.
Менеджер готовит договор. Ответственные проверяют условия и реквизиты, а замечания должны вернуться в ту же рабочую задачу.
- 01Подготовить документ
- 02Проверить условия
- 03Согласовать версию
- 04Передать на подпись
Что получает команда
Команда понимает, какая версия согласована и какой участник отвечает за следующий шаг. Возврат на доработку проходит по заданному правилу.
Состав проверки, порядок подписания и связь с CRM согласуем под ваши документы и выбранную платформу.
ЛОГИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА
Не терять этап.
Не терять решение.
Сначала описываем правила компании. Затем превращаем их в маршрут с конкретными ролями, статусами и действиями.
Кто готовит
Ответственный собирает исходные данные и документ по согласованной форме.
Кто проверяет
У каждого участника есть предмет проверки, действие и порядок возврата замечаний.
Кто подписывает
Определяем уполномоченного участника и поддерживаемый способ подписания.
Где хранится результат
Фиксируем место архива, связанные объекты и права на доступ к итоговой версии.
ВНЕДРЕНИЕ С ZXC
От первой задачи
к рабочей системе.
- 01
Выбираем документ
Начинаем с одного повторяющегося процесса: договора, заявки или акта.
- 02
Описываем маршрут
Согласуем роли, поля, статусы, возвраты и порядок подписания.
- 03
Проверяем на примере
Проводим документ по маршруту, включая замечания и повторное согласование.
- 04
Передаём команде
Обучаем участников, фиксируем правила и определяем дальнейшее развитие.
Результат внедрения. Настроенный маршрут выбранного документа, роли и правила переходов, проверенный пример и описание работы участников.
ЧАСТЬ ЭКОСИСТЕМЫ
Одна задача.
Связанные возможности.
По мере развития подключаем соседние направления ZXC к вашему рабочему процессу.
ПЕРЕД СТАРТОМ
Важные вопросы.
Прямые ответы.
Что такое ZXC DOCS?
ZXC DOCS — направление ZXC для организации документооборота: подготовки, согласования, подписания и архива. Мы настраиваем процесс на выбранной платформе с учётом ваших документов и ролей команды.
Можно начать без электронной подписи?
Да. Сначала можно организовать подготовку, внутреннее согласование и хранение документов. Подписание остаётся в согласованном действующем порядке, а подключение ЭЦП рассматривается как отдельный этап.
Поддерживается ли ЭЦП Казахстана?
Поддержку сертификатов и механизмов НУЦ РК проверяем для конкретной платформы, формата и сценария. До внедрения согласуем требования к подписанию и проверке подписи. Подключение ЭЦП не подразумевается автоматически для всех документов.
Можно связать документы с CRM и 1С?
Можно рассмотреть передачу реквизитов, статусов и ссылок на документы через доступные интерфейсы систем. Сначала определяем основную систему для каждого вида данных и проверяем возможности интеграции. Обмен проектируем вместе с ZXC CONNECT.
Как определяется срок хранения документов?
Правила хранения согласуются по видам документов и требованиям вашей организации. После этого настраиваем поддерживаемые механизмы архива, доступа и резервного копирования. Правовые вопросы и обязательные сроки требуют проверки для конкретного документа.
Как определяются стоимость и сроки?
После разбора задачи согласуем состав работ, этапы и критерии приёмки. Стоимость зависит от выбранной платформы, количества пользователей, объёма данных, интеграций и требований к сопровождению. Лицензии, оборудование и услуги провайдеров учитываются отдельно, если они нужны.
ZXC DOCS / НАЧНЁМ С ЗАДАЧИ
Какой документ
чаще всего ждёт?
Расскажите, где задерживается согласование. Начнём с одного маршрута и проверим его на ваших примерах.